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Les usages numériques dans l'entreprise

Comment sécuriser son réseau Wifi?


Le wifi est une technologie permettant de se connecter à Internet sans fil. Il fonctionne donc grâce à des ondes radio. Cela implique que votre réseau peut être accessible à l’extérieur de votre domicile ou de votre entreprise et c’est pourquoi il faut le sécuriser.


Que risque-t-on avec un réseau wifi ouvert (donc non sécurisé) ?

Sans une protection adéquate d’un réseau sans fil, toute personne à proximité de votre modem ou routeur a la possibilité de s’y connecter et d’utiliser votre réseau. En cas d’utilisation frauduleuse comme la consultation de sites au contenu illégal ou suspect (terrorisme, pédophilie, etc.) ou le  téléchargement illégal d’œuvres protégées, vous serez juridiquement responsable. Il s’agira de « négligence caractérisée ».

Par ailleurs, en cas de piratage plus important (mais plus rare), les fraudeurs peuvent avoir accès à votre historique de connexion, aux mails que vous avez échangés, ... ce qui constitue un grave préjudice pour la confidentialité de vos données.

Sécuriser son wifi passe par 3 étapes. Pour chacune d’elle, il faut accéder à l’utilitaire de configuration du routeur. Pour cela, entrez votre adresse IP* dans le navigateur internet (par exemple : Internet explorer, Mozilla Firefox, Google chrome, etc.)


Première étape : modifier le nom du réseau (SSID)

Tout réseau wifi à un nom, composé de 32 caractères et, par défaut, celui-ci est visible par tous ceux qui seront à proximité.

Il faut donc le modifier, en évitant d’en choisir un trop évident, surtout dans le cadre d’une entreprise. Si votre activité se devine au nom de votre réseau (par exemple « comptabilité Dupont ») c’est prendre le risque d’être visé par des fraudeurs.

Certains routeurs permettent d’ailleurs de le cacher afin qu’il ne soit pas du tout visible.


Deuxième étape : modifier votre mot de passe

Un mot de passe est déjà configuré par défaut pour votre routeur. Il est indiqué dans la documentation qui l’accompagne pour son installation. Il est donc vivement conseillé de le changer.

Pour cela, il suffit de suivre les indications du mode d’emploi de votre routeur.

Sachez qu’un bon mot de passe doit contenir au moins 10 caractères et comporter des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux (dièse, étoile, dollar, etc.)


Troisième étape : régler la portée du signal radio

Il est parfois possible de limiter la diffusion du signal radio du wifi, afin qu’il ne soit pas accessible au-delà d’une certaine distance du routeur.

Dans les options du menu de l’utilitaire de configuration, vérifiez si le réglage de la puissance du signal est possible et le cas échéant, limitez-le à la zone dans laquelle vous en avez besoin.


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Pour connaître son adresse IP : 

Sous Windows 2000 / XP / Vista/ 7

  • Cliquer sur « démarrer » puis «  exécuter » (en bas à droite)
  • Saisir "cmd" dans le champ qui s'affiche
  • Une fenêtre avec un fond noir s'ouvre. Inscrire "ipconfig" là où se trouve le curseur
  • Appuyer sur la touche "entrée"
  • une fois les informations recueillies, vous pouvez refermer cette fenêtre

Sous Windows 95 / Windows 98

  • Cliquer sur « démarrer » puis «  exécuter » (en bas à droite)
  • Saisir la formule suivante : winipcfg
  • Valider en cliquant sur "ok"

Sous MAC OS

  • Cliquer sur la pomme
  • Sélectionner « préférences système »
  • Cliquer sur « réseau »
  • Choisir le réseau sur lequel vous êtes connecté (ce sera indiqué)
  • Cliquer sur l’onglet « TCP/IP »

 

Pour en savoir plus :

Consulter nos précédents articles : 

« Comment sécuriser vos mots de passe ? » (30.04.2012)

« Testez la fiabilité de vos mots de passe avec The Password Meter » (30.01.2013) 

 

Certimétiers : le certificat électronique pour les artisans

Si vous êtes un artisan, inscrit au répertoire des métiers, vous pouvez bénéficier (ainsi que vos collaborateurs) du certificat électronique CertimétiersArtisanat, créé par l’Assemblée permanente et le réseau des chambres de métiers et de l’artisanat.

Un certificat pour tout type d’usage

CertimétiersArtisanat est un certificat de signature électronique sous forme de clé cryptographique [1], de classe 3+ qualifié au RGS [2]. Il est donc conforme aux règles de sécurité les plus récentes et permet d’effectuer différentes procédures dématérialisées :

- Télédéclaration de TVA

- Télédéclarations sociales à l’URSSAF

- Déclaration SIV (immatriculation de véhicules)

- Réponse électronique aux offres de marchés publics

- Signature de documents Word et PDF

- Signature de mail


Une procédure d’acquisition simple

Elle s’effectue en trois étapes :

1. Le retrait d’un contrat d’abonnement

La chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) a mis à disposition un contrat d’abonnement. Il vous faudra l’imprimer, le remplir et y joindre les pièces justificatives demandées en page 2 dudit contrat. Un agent de la CMA peut vous assister dans cette démarche.

Vous avez également la possibilité de remplir ce contrat en ligne à l’adresse suivante : https://cel.certeurope.fr/commande/ puis de l’imprimer pour le signer.

2. Le dépôt de ce contrat

Une fois rempli et signé, le contrat d’abonnement, accompagné des pièces justificatives doit être remis à la CMA dont vous dépendez. L’agent à qui vous remettez le dossier vérifiera sa conformité et enregistrera votre demande.

3. La remise du certificat électronique

Au plus tard 10 jours après l’enregistrement de votre dossier complet, le certificat CertimétiersArtisanat vous sera donné en main propre à votre CMA. À cette occasion vous signerez un bon de remise  qui fera foi.

Par ailleurs, vous recevrez par courrier séparé le code secret de votre certificat (code PIN) qui permettra de l’activé. Attention, vous disposerez de 3 semaines pour activer le certificat et modifier le code.

 

Un usage fonctionnel à moindre frais

Il s’agit d’un des certificats les moins chers du marché : 75€ TTC pour 3 ans, comprenant la clé sur laquelle se trouvent le certificat, un CD-Rom d’installation et un guide utilisateur.

Pour sa première utilisation, le certificat doit être installé grâce au CD-Rom fourni avec. Le guide utilisateur détaille toute la procédure.

Par la suite, il vous suffira de brancher le certificat dans le port USB et d’entrer votre code secret pour chaque utilisation.

 

Les précautions à prendre

Le certificat électronique s’apparente à une carte d’identité numérique. À ce titre, il est strictement personnel et engage la responsabilité de son propriétaire dans son usage.

Il ne peut pas être délivré à une personne morale, mais peut être remis à un mandataire par le représentant légal de l’entreprise. Ainsi par exemple, le certificat électronique au nom d’une secrétaire lui sera strictement personnel mais lui permettra de signer des documents pour le chef d’entreprise dont la responsabilité sera engagée.

 


[1] Cela ressemble à une clé USB

[2] RGS : Référentiel Général de Sécurité

 

Pour en savoir plus :

Consultez la page consacrée à CertimétiersArtisanat sur le site www.artisanat.fr

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Les services dématérialisés de La Poste


Dorénavant, il est possible d’envoyer et de recevoir du courrier sans bouger de chez soi (ou de son bureau). En effet, la Poste a opté pour la dématérialisation d’un grand nombre de ses services afin de faciliter la vie de ses usagers.


S’authentifier sur le site

Pour accéder aux services de la « boutique du courrier » de La Poste, il faut tout d’abord créer gratuitement un compte client en renseignant via un formulaire ses noms, adresse postale, coordonnées, etc. Cela permet d’assurer son identité auprès de l’organisme.

L’accès au compte se fait ensuite grâce à une adresse mail et un mot de passe.

Envoyer du courrier postal depuis son ordinateur

Le service « lettre en ligne » permet de préparer ses courriers depuis son ordinateur au format électronique (de préférence en PDF ou JPEG qui sont des formats figés) puis de les déposer dans la boutique du courrier via son compte client, en indiquant l’adresse du destinataire.
La Poste se charge ensuite de rematérialiser le courrier (impression et mise sous pli) puis de le distribuer par le facteur.

Les tarifs démarrent à 0,99€ mais varient en fonction des options choisies (couleur ou noir & blanc, recto/verso, nombre de pages, envoi à l’étranger, etc.). Il est possible d’effectuer une simulation du coût de votre pli.

Le paiement s’effectue en ligne au moment de la confirmation de la transaction.

Attention, une fois le paiement validé, il n’est plus possible de revenir en arrière…

Des recommandés en ligne à valeur légale

Il est également possible, par le même procédé, d’envoyer par voie postale des courriers en recommandé préparés en ligne (avec ou sans avis de réception).

La Poste transmet alors à l’expéditeur une preuve de dépôt, permettant d’attester l’envoi du recommandé ainsi que le contenu déposé. Il a alors la même valeur légale qu’un recommandé classique[1].

Le tarif démarre à 3,41€ mais là encore, celui-ci varie en fonction des options choisies et comme pour la lettre en ligne, il est possible de simuler le coût de son envoi.

Les modalités de paiement sont également les mêmes.

Des recommandés par voie numérique

Vous pouvez aussi transmettre des lettres recommandées par voie électronique.

Pour cela, le destinataire doit être préalablement inscrit au service Identité numérique. Cela lui permettra de s’authentifier de façon certaine à la réception du pli dématérialisé, mais également de prouver que son identification a été vérifiée.

D’autres services pour gérer son courrier

La boutique du courrier offre des services annexes :

  • impression de timbres
  • suivi de ses courriers envoyés
  • réexpédition temporaire ou définitive
  • garde du courrier

 


[1] Attention cependant à certains organismes qui privilégient la signature manuscrite comme par exemple les assurances pour la résiliation de contrat. Assurez-vous que votre démarche ne nécessite pas votre signature au préalable !

 

Pour en savoir plus :

Ces différents services sont accessibles en deux versions : pour les particuliers et pour les professionnels.

Consulter l’aide en ligne, qui répond à toutes les questions relatives aux services en ligne de La Poste

Consulter la vidéo de présentation de la boutique du courrier sur youtube.com

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L'usage du mail dans les règles de l'art

Si les règles de savoir-vivre sont bien connues de tous et paraissent évidentes dans le cadre d’échanges oraux, téléphoniques ou encore épistolaires, elles sont en revanche plutôt négligées lorsqu’il s’agit du mail. Pourtant, ce dernier n’échappe pas à quelques codes de bonne conduite, notamment dans le monde professionnel, regroupés sous le terme de « Netiquette ».


Netiquette : késako ?

Ce terme est la contraction des mots « Internet », « éthique » et « étiquette ». Ce sont un ensemble de règles non-officielles de savoir-vivre sur Internet.

Il s’agit à la fois de politesse, de respect d’autrui ainsi que de respect des lois en vigueur.

N.B. : La Netiquette s’applique donc aux mails, mais également à tout type d’échanges électroniques (forum, liste de diffusion, commentaires sur des sites web, etc.)

Voici les 5 règles d'or du bon usage du mail, particulièrement en entreprise...
 

Règle n°1 : je n’envoie de mail que lorsque cela est nécessaire

Il convient d’éviter d’inonder de messages vos interlocuteurs au risque d’une part qu’ils soient débordés et d’autre part qu’ils ne prêtent plus attention aux mails vraiment importants.

Surtout, ne pas faire suivre de chaînes *. Cela encombre les messageries et les réseaux, sans compter que dans un cadre professionnel, c’est totalement inapproprié.

*Cf. notre précédent article « Canulars par mail : brisez la chaîne »
 
 

Règle n°2 : j’envoie des mails clairs et aux bonnes personnes

- Toujours remplir la zone « objet » ou « sujet » afin d’introduire le contenu de votre message

- Rédiger des mails concis, si besoin entrecoupés de paragraphes 

- Limiter le nombre de destinataires (uniquement les personnes concernées)

- Utiliser le champ « Cc » pour mettre en copie les personnes devant être simplement informées du message (mais dont on n’attend pas de réponse)

- Utiliser le champ « Cci » afin que chacun des destinataires ne connaisse pas la liste de l’ensemble des destinataires

- Indiquer ses coordonnées en fin de message (maximum 6 lignes avec nom, prénom, fonction, adresse postale de l’entreprise, numéros de téléphone, mails) 
 
 

Règle n°3 : je veille au contenu de mes mails

Comme pour un courrier papier, le mail doit être convenablement écrit et respecter les mêmes exigences :

- Utiliser un langage convenable

- Vérifier les fautes d’orthographe et de frappes

- Éviter les majuscules (par écrit, cela passe pour des exclamations)

- Éviter l’humour et le second degré (peut être mal compris)

- Prêter attention aux informations confidentielles

- Proscrire les injures 

Si un document doit être joint au mail, il faut veiller tout d’abord à ce que la pièce jointe soit bien ajoutée avant l’envoi du mail. Puis vérifier qu’elle ne soit pas trop volumineuse (idéalement pas plus de 5 Mo).
 
 

Règle n°4 : je gère mes mails comme mon courrier classique

C’est-à-dire en les triant au fur et à mesure et en les classant (la plupart des clients de messagerie permettent de créer des dossiers et sous-dossiers, de leur attribuer des couleurs, des signets, etc.)

Les courriers électroniques sont également soumis au secret de la correspondance et au respect de la confidentialité. Les informations sensibles ne doivent pas être transmises à des tiers sans l’accord de l’émetteur du message.
 
 

Règle n°5 : je n’hésite pas à utiliser d’autres canaux de communication

Le mail n’est pas toujours adapté, selon les situations. Ainsi :

- Pour un conflit : préférez le dialogue, en face à face. N’oubliez pas que  les écrits restent, et sortis de leurs contextes, peuvent être mal interprétés.

- Pour les questions urgentes ou des requêtes simples : le téléphone ou la messagerie instantanée sont plus appropriés.

 

Pour en savoir plus :

Consulter le dossier "Bien rédiger un e-mail" sur le site arobase.org

Consulter le site des bibliothèques de l’Université d’Alberta (Canada) qui consacre un dossier à la Netiquette pour tout type d'outil (mail, facebook, twitter, mobile, etc.)

Consulter la page Internet dédiée netiquette.fr

Dématérialisation des marchés publics : le nouveau guide pratique « 2012 »

Suite aux évolutions juridiques, notamment concernant la signature électronique, la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) du ministère de l’Économie a actualisé son « Guide pratique de la dématérialisation des marchés publics » en décembre 2012, à destination des acheteurs publics.

Découvrez les différentes étapes de la passation d’un marché public par voie électronique, ainsi que les différentes évolutions de la réglementation en la matière (arrêtés, jurisprudences, décrets, etc.).

Pour rappel, ce guide n’a pas de valeur réglementaire mais reste un outil indispensable pour cerner les problématiques liées à la dématérialisation de ces procédures et mieux en maîtriser les usages

Lettre d'information du CTAI - Novembre 2012 : Résultats de notre enquête "les artisans et le numérique"

Ce numéro spécial de la Lettre du CTAI est consacré aux résultats des enquêtes "Les artisans et le numérique", menées en 2011 et 2012.

 

 

Au sommaire, trois thèmes principaux :

  • Les usages des TIC chez les artisans
  • Les appels d'offres et le numérique pour les artisans
  • Les outils de mobilité et les réseaux sociaux

L'analyse de ces différents sondages a permis de mettre en lumière certaines tendances, notamment :

  • Une évolution des usages plutôt positive dans l’ensemble avec une prise de conscience de l'intérêt des TIC
  • L’Internet mobile séduit, notamment par l’adoption généralisée des smartphones
  • La recherche d’information sur Internet et la messagerie sont les services les plus utilisés
  • Un intérêt mitigé pour les réseaux sociaux dans le cadre de l’activité professionnelle

La lettre d'information du CTAI est disponible en cliquant ici

Des freins à la dématérialisation des marchés publics subsistent

Suite à deux enquêtes menées auprès de ses adhérents, la FNTP (Fédération Nationale des Travaux Publics) a dressé le constat suivant : malgré des réunions d’information et des formations, le recours à la dématérialisation pour la réponse aux marchés publics reste faible.

En effet, 62% des entreprises interrogées déclarent ne jamais y avoir recours et elles sont seulement 25% à répondre parfois par voie électronique. Cependant, plus des deux tiers pensent disposer des outils nécessaires et de collaborateurs qualifiés (43% ayant répondu « plutôt oui » et 23% « oui »). Alors pourquoi ce blocage ?

Des maîtres d’ouvrage qui ne jouent pas le jeu

En effet, même si 41% des entreprises se disent franchement réticentes, 46% pensent tout de même que ce sont les maîtres d’ouvrage qui manquent de formation et de moyens. Aussi ne veulent-elles pas « les embêter ». 

Pourtant les maîtres d’ouvrage ont la possibilité s’ils le souhaitent d’imposer la réponse dématérialisée, en vertu de l'article 56 du code des marchés publics. Or, d’après 86% du panel, cela n’arrive que dans moins de 10% des cas. D’ailleurs, certaines entreprises pensaient que l’on ne pouvait l’imposer que dans le cas des procédures formalisées !

Il s’avère ainsi que les maîtres d’ouvrage sont loin d’inciter les entreprises à recourir à la démat’ alors qu’elles pourraient les y obliger. Du coup de leur côté, les entreprises pensent que ce sont les maîtres d’ouvrage qui ne sont pas suffisamment prêts et donc renoncent à ce procédé de peur que cela n’aboutisse pas… 

Des plateformes trop peu pratiques 

Autre souci : les plateformes de dématérialisation des marchés publics, censées permettre un accès facilité à la réponse des entreprises, peuvent s’avérer au contraire être un frein pour elles. Elles sont jugées peu ergonomiques, trop nombreuses, avec en plus une absence de standardisation entre-elles.

Par ailleurs, la réponse en groupement (c'est-à-dire à plusieurs pour une offre) s’avère difficile, ce qui a tendance à décourager les entreprises à recourir à la dématérialisation dans ce cas.

Des blocages loin d’être insurmontables 

Malgré ces freins, les entreprises ont bien conscience des avantages qu’elles peuvent tirer de la dématérialisation des marchés publics, avec en premier lieu l’optimisation des délais pour le traitement et la constitution des dossiers puis la réalisation d’économies significatives.

Quant aux entreprises ayant déjà opté pour la démat’, la plupart ne souhaite absolument pas revenir au papier!

 

Pour en savoir plus :

Consulter l’article de Virginie MONS paru dans le Moniteur : "Dématérialisation des marchés publics : des freins psychologiques, mais pas seulement" (27.11.2012)

 

Les profils de TPE face au numérique

D'après un sondage réalisé par l’institut Think pour Fiducial et Orange auprès de 1007 dirigeants de TPE - interrogés par téléphone du 20 au 27 septembre 2012 selon un échantillonnage représentatif des TPE de 0 à 19 salariés - il existerait 5 profils de TPE, déterminés selon leur type d’attitude face au numérique.

     1.    Les pionniers (32%)

Ces dirigeants sont jeunes (moins de 35 ans), ont un très bon niveau d’information et considèrent le numérique comme important pour leur activité.

Ils possèdent un site web ou un site marchand, travaillent plutôt dans les services aux entreprises ou en profession libérale et utilisent Internet à titre personnel et professionnel.

     2.    Les suiveurs (25%)

Il s’agit principalement de dirigeants du BTP ou des services aux entreprises (de 1 à 5 salariés) en région parisienne.

Ils possèdent un site non marchand et sont présents sur les plateformes ou sites de petites annonces.

     3.    Les dirigeants « à convaincre » (21%)

Ce sont des artisans ou commerçants de province, âgés de 35 à 45 ans, travaillant dans les services aux entreprises (1 à 2 salariés).

Ils ont un usage personnel d’Internet mais y sont peu présents. Ils ont un bon niveau d'information mais ne sont pas convaincus de l'importance du numérique pour leur activité professionnelle. Ils pensent tout de même que le numérique est bon pour l’emploi. 

     4.    Les dirigeants convaincus mais demandant à « être aidés » (9%)

Ils ont plus de 45 ans, sont artisans en région parisienne et sont plutôt présents sur Internet (blogs, forum, etc.). Ils pensent que le numérique est important pour l'activité et bon pour le business en France mais ne sont pas bien informés.

     5.    Les technophobes (13%)

Les dirigeants de plus de 55 ans qui utilisent Internet à titre personnel mais sont peu présents sur le web.

Ils sont plutôt mal informés et ne considèrent pas que le numérique est important pour leur activité. Ils estiment cependant également que le numérique est favorable à l’emploi.

N.B. : Population la plus présente dans chaque profil


À noter que d’après ce sondage :

   -  la quasi-totalité des TPE sont connectées à internet (84%).

  -  Le numérique est principalement utilisé dans les domaines administratifs, de gestion et pour les relations avec leurs fournisseurs et partenaires (62%).

  -  Enfin leurs attentes sont principalement centrées sur la sécurité (71%), la sauvegarde (59%) et les télécommunications (mails et messageries instantanées : 60% ; télécommunications vocales : 54%).

 

Pour en savoir plus :

Accéder à l’étude complète de l’Institut Think : Les TPE françaises et les nouvelles technologies (30.10.2012).

Ce sondage apporte également des informations sur l’importance du numérique pour les TPE interrogées, les outils technologiques essentiels à leur activité et leur vision du développement de l’économie numérique en France.

 


Intervention du CTAI à Strasbourg : présentation du portail iDémat, outil d'accompagnement des TPE à la dématérialisation

 

Le CTAI interviendra aux Rendez-vous du Numérique et de l'Intelligence Economique :

Le 2 octobre 2012
à 15h25
Au palais de la musique et des congrès de Strasbourg

 

Au programme : la présentation du portail iDémat, un outil d'accompagnement de la TPE à la dématérialisation. Ce portail permettra aux TPE, et aux artisans en particulier, d'être informés sur les différents aspects de la dématérialisation (télédéclarations, réponse électronique aux marchés publics, archivage électronique, sécurité informatique, etc.).

C'est un outil unique et très intuitif pour trouver des solutions personnalisées en quelques instants et ne pas rester seul face au questionnement inévitable que génèrent les nouveaux usages numériques.

Canulars par mail : brisez la chaîne !

Vous avez peut-être déjà reçu des mails sous forme de chaîne à faire passer : des messages d’amitié, de chance et autres jeux concours qui se relaient de contact en contact. Sous leurs airs amusants, ils ne sont pas si innocents !

Reconnaître les canulars

Appelé hoax [hoks] en anglais, le principe du canular est de véhiculer de fausses informations au plus grand nombre de personnes possible.

Quel que soit son contenu, on vous demande de le transférer à un certain nombre de contacts afin d’augmenter vos chances de gagner une grosse somme d’argent/ un voyage/ une voiture, etc. ; de rencontrer le grand amour ou encore de contribuer à sauver un enfant disparu…

Ne pas les transmettre vous exposerait à de grands malheurs ou ferait de vous un mauvais citoyen…

Autres cas : les messages d’amitié, remplis d’images mignonnes et de textes à l’eau de rose, pour dire à ses amis à quel point on les aime (ont-ils réellement besoin de cela pour le savoir ?)

 

Amusants, certes, mais nuisibles !

Aussi inoffensifs qu’ils puissent paraître, vous devez les ignorer pour trois raisons :

1. L’encombrement des boîtes mail
Ces mails prennent une place totalement inutile et fait perdre du temps à leurs destinataires.

 

2. Le risque de spam
Leur propagation de contact en contact rend publique toutes les adresses mails par lesquelles le message a transité. Un risque considérable de voir son adresse arriver entre les mains d’un spammeur et de se retrouver bombardé de publicités non sollicitées…

 

3. La perte de crédibilité
Ces messages se propagent en raison de la crédulité de ceux qui les relaient. Les transmettre peut mettre à mal votre réputation, alors ne vous faites pas avoir.

 

S’en débarrasser

Ne transmettez pas ces mails et supprimez-les.

Faites part à vos contacts de votre volonté de ne pas recevoir ce type de message.

Si vous souhaitez tout de même transmettre à vos proches un message que vous trouvez particulièrement drôle, prenez la précaution de supprimer toutes les adresses mails enregistrées dans le message, dans  le champ « from » ou « de ». (Mais cela uniquement dans un cadre privé, hors adresses mails professionnelles)

 

Pour en savoir plus :

« Rumeurs et canulars : les chaînes pyramidales » - arobase.org 

Vérifier la véracité d’une information grâce au site français hoaxbuster