Dématérialisation des marchés publics: la copie de sauvegarde

Dans le cadre d’une réponse électronique à un appel d’offre, la copie de sauvegarde permet au candidat de sécuriser sa candidature en la reproduisant à l'identique sur un support distinct et distant de l'ordinateur porteur des données originales. Elle permet de parer d'éventuelles défaillances techniques à l'ouverture des plis par l'acheteur public.

Le candidat n’est pas obligé d’y avoir recours. L’acheteur public ne peut donc pas l’y obliger ! (Cf. art. 56-V du Code des Marchés Publics). Elle sert surtout à rassurer le candidat, les candidatures électroniques (horodatées et envoyées immédiatement) étant plus fiables que les candidatures papiers.

 

Mode de transmission

Vous êtes libre de choisir le format de votre copie de sauvegarde : papier ou électronique. L’acheteur public là encore ne peut pas vous l’imposer.

En revanche, si c’est le format électronique qui est choisi, l’acheteur public peut exiger un type de support (CD-Rom, clé USB, etc.)

 

Règles à respecter

La transmission de la copie de sauvegarde n’est pas obligatoire, mais elle est strictement encadrée.

  • Délais

Elle doit être transmise en temps et en heure, au même titre que la candidature. En cas de transmission hors délai, elle ne pourra pas être utilisée.

  • Noms

Le nom du fichier contenant la copie de sauvegarde doit être clair et cohérent. La mention "copie de sauvegarde" est obligatoire.

Si l’acheteur public impose une nomenclature, vous devez la respecter.

  • Signature 

La copie numérique doit impérativement être signée au moyen d'un certificat de signature électronique. De même pour chaque document composant la candidature et l’offre. La signature du fichier contenant l’ensemble des documents ne fait pas foi (c’est comme si vous signiez l’enveloppe d’un courrier postal !)

Par ailleurs, la copie de sauvegarde doit être séparée du reste de la candidature, enregistrée dans un fichier distinct. (C’est là tout l’intérêt d’une copie).

N.B. : La copie de sauvegarde papier devra également comporter votre signature, mais manuscrite. 

 

Dans quels cas est-elle utilisée ?

Elle ne peut être utilisée que dans trois cas de figure :
   -  Une candidature envoyée dans les délais mais comportant un programme malveillant (virus, …)
   -  Une candidature électronique reçue hors délais
   -  Une candidature qui n’a pas pu être ouverte

Cependant, les situations sont évaluées au cas par cas.

Toute ouverture de la copie de sauvegarde pour toutes autres raisons que celles précitées sera considérée comme abusive.

Si elle n’a pas été utilisée à la fin de la procédure de passation, elle sera détruite.

 

Pour en savoir plus :

Dominique DAMO. Copie de sauvegarde : attention aux abus. Le mensuel de l’acheteur public, octobre 2010, p.25

Hélène Villeman. La dématérialisation des marchés publics et son impact sur les marchés de maîtrise d’œuvre. Médiations, Octobre 2011, n°22, p. 8

Marche.public.fr : copie de sauvegarde